Generell information

• Entra ID-synken möjliggör synkronisering av användare med Microsoft Entra ID (Azure Active Directory).
  
  Det inkluderar anpassningsbara grupp- och fältinställningar, tillsammans med inställningar för notifikationer för händelsekanaler och e-post.
  
  Användarna har flexibiliteten att välja mellan autosynkronisering eller att förlita sig på notifikationer för synkroniseringsuppdateringar.

• Alla användare kan se information som synkas in på en användares kontaktkort

• Följ guiden.

  Du behöver ha behörigheten konto för att kunna köpa tilläggstjänster.

Kom igång med Entra ID

För att komma igång med ert användande rekommenderar vi att du följer stegen nedan.

• • Om ni inte har ett välstädat Entra ID rekommenderar vi att ni sätter upp en grupp där alla användare som ska synkroniseras läggs i. Förslagsvis döper ni den till “telefoni”, “växel” eller “M8Com”
  • Appen skriver inte över information i Entra. Appen hämtar informationen från Entra och inte tvärtom

• För att kunna sätta upp en synk behöver du ha behörigheten Användare & Team i appen samt vara administratör i Entra ID.

  1. Klicka på
  2. Välj din organisation
  3. Expandera Användare & Team
  4. Klicka på Anslut Entra ID
  5. Logga in med ditt Microsoft-konto eller generera en URL och skicka till en kollega med adminrättigheter i ert Entra ID
  6. Ge appen tillgång

  Nu är den uppsatt men inga förändringar kommer att ske inne i appen

• 1. Under grupper väljer du om du ska synka alla användare i Entra eller utvalda grupper, har du skapat en grupp som t.ex. heter “telefoni” är det den du ska toggla på för att enbart synka den informationen till appen
  2. Under fält ställer du in vilken information du önskar att synkronisera till appen. Som standard synkas följande: förnamn, efternamn, visningsnamn & e-post.
     
     Önskar du att koppla ytterligare fält till appen klickar du på + och gör ditt val.
  3. På notiser väljer du vem eller vilka användare som ska bli notifierade om ändringar som görs. Du kan välja en eller flera användare och eller e-postadresser.
     
     Väljer du användare kommer notiserna under  när en ändring har skett
  4. I översikten ställer du in önskade synkinställningar. Där kan du välja mellan manuell eller daglig synk.
     
     Manuell synkronisering: inget händer utan handpåläggning
     Daglig synkronisering: ändringar görs under natten utan handpåläggning

  Ni behöver alltid skapa nya användare manuellt (oavsett synkroniserings-val). Enbart befintliga användare påverkas av daglig synk.

• När synken mellan Entra ID och appen är igång samt att era inställningar är gjorda är det dags att antingen synka en faktiskt användare i appen med Entra ID eller skapa en helt ny utifrån informationen från Entra.

  • Har ni redan användare i appen som matchar ert Entra hittas de under “Användare” → “Auto-matchade användare”
  • Entra ID-användare som inte auto-matchar hittas under “Entra ID-användare tillgängliga för synk”
• 1. Klicka på  på användaren du önskar att koppla ihop ELLER
  2. Klicka på “Acceptera alla” om du önskar att koppla alla auto-matchade användare

• Börja med att klicka på Entra ID-användare tillgängliga för synk och välj något av nedan alternativ.

  Koppla mot befintlig användare i appen:
  1. På användaren, klicka
  2. Välj önskad användare
  3. Klicka på välj för att koppla
  Skapa ny användare i appen med info från Entra:
  1. På användaren, klicka
  2. Följ den här guiden

  Vissa fält kommer vara förpopulerade med information från Entra vilken du inte kan ändra inne på användaren när du skapar den eftersom den ska hämtas från Entra ID

• Om det är så att ni har användare i Entra som inte har något med appen att göra rekommenderar vi att ni går in och markerar dem som ignorerade. Det gör du så här:

  1. Klicka på Entra ID-användare tillgängliga för synk
  2. Klicka på  för att ignorera
  3. Nu hamnar användaren under listan “Ignorerade användare”

Övrigt

• I den här listan hamnar användare med ändringar som antingen kommer hanteras under en daglig synkronisering eller kräver manuell synk. Ändringar kan avse:

  • För- eller efternamn
  • Uppdaterade fält
  Klicka på för att acceptera ändringen eller  “Applicera alla” om du önskar att godkänna flera samtidigt.

• Om ni raderat en användare i Entra ID kommer den inte automatiskt försvinna från appen. Efter en synkronisering kommer användaren hamna i listan “Ta bort Entra ID-användare”

  1. Klicka på den listan
  2. Klicka på
  3. Välj att Ta bort synk (om användaren ska vara kvar i appen) eller Ta bort användare (för att radera i appen)
• 1. Öppna upp synken under organisationsinställningarna
  2. Klicka på ta bort
  3. Bekräfta genom att klicka på “Ja”

  Notera att du inte kommer att radera några användare utan enbart ta bort synken, all data kommer vara oförändrad. Om du aktiverar synken på nått kommer du behöver ställa in inställningarna på nytt.